Votre entreprise vient de recevoir un avis de contrôle fiscal. Les idées se bousculent dans votre tête. Pourquoi moi ? Comment la procédure va-t-elle se passer ? Combien cela va-t-il coûter ? Immédiatement, vous avez le souvenir d'anecdotes réelles ou supposées sur ce type de contrôle dont il ne faut jamais sous-estimer l'impact et les conséquences. Sans pour autant tomber dans la gestion de crise, il est fondamental de prendre la mesure de la situation et de faire preuve de méthode.

Deux types de contrôle existent

L’examen de comptabilité 
Cette nouvelle procédure ne s’adresse pas qu’aux entreprises qui tiennent, elles-mêmes ou par l’intermédiaire de leur expert-comptable, une comptabilité informatisée. L’administration demande, sans se rendre dans les locaux de l’entreprise, que lui soit adressé le fichier des écritures comptables (FEC) et divers documents. Un débat contradictoire intervient alors par téléphone et par courrier.

La vérification de comptabilité 
C’est la procédure classique de l’Inspecteur qui vient dans les locaux de l’entreprise vérifier l’ensemble des opérations. Il convient là aussi de remettre le fichier des écritures comptables (FEC). Un débat oral et contradictoire intervient alors.

Le fichier des écritures comptables

Dès 2014, l'administration fiscale, dans une démarche de lutte contre la fraude fiscale, a instauré des contraintes informatiques. Une obligation de transmettre un fichier des écritures comptables (FEC), pour toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité informatiquement, elles-mêmes ou par l’intermédiaire de leur expert-comptable, quelle que soit leur activité et leur régime d'imposition.

Ce fichier permet de garantir une certaine intangibilité des données comptables puisqu'une fois établi, il n'est plus modifiable. Il est le résultat de l'extraction de la comptabilité de l'entreprise une fois que celle-ci a été validée par l’envoi du bilan à l’administration fiscale. Il peut donc refléter la bonne gestion d'une entreprise comme faire ressortir les éventuelles incohérences. Il comprend vingt types d’informations qui ne concernent pas directement la comptabilité, comme la date d’enregistrement de l’écriture, l’identification de la personne qui a passé l’écriture.
Un logiciel de gestion permet de générer ce FEC à partir de la comptabilité de l'entreprise. Cela facilite ainsi la mise en conformité avec cette nouvelle réglementation. Ce logiciel permet également la détection d'éventuelles erreurs et permet donc la correction de celles-ci avant de transmettre le fichier à l'administration.

Les démarches à prévoir

1. Contacter immédiatement un conseiller fiscal, votre expert-comptable et votre avocat fiscaliste et leur adresser une copie de l'avis de vérification.
2. Convenir rapidement d'un rendez-vous avec eux pour faire un point précis sur les documents comptables juridiques à préparer pour le contrôle et fixer précisément le rôle et le comportement des uns et des autres.
3. Identifier les facteurs de risques potentiels afin de commencer à réfléchir sur la façon de présenter la situation et les arguments à mettre en avant le moment venu.
4. Préparer les conditions matérielles de l'intervention du vérificateur (local, documents, etc.)
5. Identifier l'interlocuteur unique de l'entreprise qui sera chargé de réaliser l'interface entre l'entreprise et le vérificateur (transmission des demandes, remises de documents, gestion des rendez-vous et de l'historique du contrôle, etc.). Il conviendra également de définir précisément son degré d'autonomie dans les réponses qu'il pourra fournir seul au vérificateur.
6. Eviter les demandes de report. Sauf raison impérieuse, évitez les demandes de report de la première intervention qui en tout état de cause est souvent une réunion de présentation au cours de laquelle le vérificateur expose la façon dont il souhaite voir le contrôle se dérouler, et notamment le calendrier prévisionnel de ses interventions et demandes.

Sachez qu'une préparation active du contrôle vous confortera dans le rôle d'acteur et non pas celui de victime. En outre, cela vous permettra d'évaluer le degré d'implication de vos conseils qui se doit d'être sans faille.
L'anticipation et la réactivé devront ainsi être la règle afin de faire passer au vérificateur, mais également à son supérieur, un message de sérieux et de professionnalisme.
D'une façon générale, il est important de gérer le contrôle avec professionnalisme et détachement. Il est inutile d’instaurer une situation de conflit alors même que vous ne connaîtrez les conclusions du contrôle qu'à l'issue d'une vérification dont la durée est souvent de plusieurs mois. Pour gérer au mieux la situation, les experts SECCA sont à vos côtés pour gérer votre fiscalité, optimiser vos charges et vos dépenses, prendre les bonnes décisions stratégiques, toujours dans le respect des lois et des réglementations.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter ou joindre directement l’un de nos conseillers SECCA en agence à Villeneuve-Loubet ou à Sainte Maxime.